Privacyverklaring
BitzPlanner is a scheduling tool operated by SpaceBitz (support@spacebitz.com). It processes the booking details customers enter (name, e-mail, phone, answers) and, when a business user connects a Google Calendar, it reads the list of calendars and the start and end times of events to show free slots (never attendees). Only if the user leaves the option "Show the titles of my appointments to my team" switched on (on by default, switchable off at any time), it also reads the title, location, description and link of events and shows them only to signed-in members of the user's own team, never to customers or bookers; private events always show as busy, and event details are kept in server memory for at most five minutes and never stored. It creates, updates and deletes the events for appointments booked through the planner. Google tokens are stored encrypted in Supabase (Paris region, EU) until the user disconnects, which revokes access at Google. Data is never sold or used for advertising. BitzPlanner's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. A Microsoft 365 or Outlook.com calendar is handled the same way through Microsoft Graph: the planner reads the account e-mail address, the list of calendars and the start, end and free/busy status of events (plus subject, location, a short preview and link for the user's own team under the same option), and writes only the booked appointments (with a Teams link where the account allows it); disconnecting deletes the token, and access can also be removed at myapps.microsoft.com or account.live.com/consent/Manage. Questions or requests: support@spacebitz.com.
Wie is verantwoordelijk
SpaceBitz is verwerkingsverantwoordelijke voor BitzPlanner (de planner). Voor vragen over je gegevens, inzage, verbetering of verwijdering mail je naar support@spacebitz.com. Een organisatie die de planner voor haar eigen klanten gebruikt, is voor de gegevens van die klanten zelf verantwoordelijk; SpaceBitz verwerkt ze dan in haar opdracht.
Welke gegevens de planner verwerkt
- Boekingsgegevens van klanten: naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer, adres, bedrijf en de antwoorden op de vragen bij het boeken, het gekozen moment en de status van de afspraak.
- Accounts van gebruikers: naam, e-mailadres en rol van wie in het beheer werkt, en een logboek van wie wat wijzigde.
- Afspraken uit gekoppelde agenda's: standaard alleen begin en einde, om vrije momenten te tonen. Titel, plaats en omschrijving alleen in de weekweergave voor de teamleden van je eigen organisatie, nooit voor klanten of boekers: bij een iCal-agenda en de Google Workspace-agenda van de organisatie, en bij een Google- of Microsoft-koppeling alleen als de eigenaar de keuze "Toon de titels van mijn afspraken aan het team" aan laat. Een afspraak die als privé staat, toont altijd alleen bezet; de enige uitzondering zijn afspraken die een eigen systeem van de organisatie zelf in haar Workspace-agenda zet en als zodanig markeert: die toont de planner aan het team met details, ook als ze privé staan. Afspraken van anderen die privé staan, nooit. Titels, omschrijvingen en deelnemers bewaart de planner niet; deelnemers leest ze niet.
- Geheimen van koppelingen: iCal-adressen en tokens van Google en Microsoft, versleuteld opgeslagen en nooit naar de browser gestuurd.
Gegevens uit Google Agenda
Een gebruiker kan zijn Google-agenda koppelen in het beheer, met de knop Koppel Google-agenda. Google vraagt daarbij uitdrukkelijk toestemming. Met die toestemming doet de planner dit, en niets anders:
Wat de planner leest
- Het e-mailadres van het Google-account, om te tonen welk account gekoppeld is.
- De lijst van agenda's (naam en of je erin mag schrijven), zodat je kiest welke agenda's als bezet tellen en waarin de planner schrijft.
- Begin en einde van afspraken in de gekozen agenda's (free/busy). Die tijden worden alleen gebruikt om beschikbaarheid te berekenen, kort in het werkgeheugen gehouden en niet bewaard.
- Titel, plaats, omschrijving en de link naar de afspraak, alleen als je bij het koppelen of later in Instellingen de keuze "Toon de titels van mijn afspraken aan het team (niet aan boekers of klanten)" aan laat (standaard aan, altijd uit te zetten; alleen jij of de beheerder van je organisatie wijzigt ze). Die gegevens ziet alleen je eigen team in de weekweergave; klanten, boekers en de boekingspagina zien alleen dat je bezet bent. Een afspraak die je als privé markeert, toont altijd alleen bezet. Ze worden hoogstens vijf minuten in het werkgeheugen gehouden en niet bewaard. Deelnemers leest de planner niet.
- Zet je zelf een regel op de koppeling (welke afspraken niet als bezet tellen, bijvoorbeeld een titel die met de initialen van een collega begint, of afspraken die je niet zelf organiseerde of aanvaardde), dan leest de planner ook de titel van een afspraak en of jij ze organiseerde of aanvaardde, om die regel toe te passen, ook als je de titels niet met je team deelt. Dat gebeurt alleen in het werkgeheugen; niets daarvan wordt bewaard of aan klanten of boekers getoond.
Wat de planner schrijft
- De afspraken die via de planner geboekt zijn, in de agenda die je kiest: maken, bijwerken bij verzetten en verwijderen bij annuleren, met de klant als genodigde en zo nodig een Google Meet-link. Andere afspraken raakt de planner niet aan.
Het gebruik en de overdracht van informatie uit Google API's door BitzPlanner voldoet aan het Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten.
BitzPlanner's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
Gegevens uit Google worden nooit verkocht, nooit voor advertenties gebruikt, niet aan derden doorgegeven en niet gebruikt om modellen te trainen. Medewerkers van SpaceBitz lezen ze niet, behalve met jouw uitdrukkelijke toestemming voor ondersteuning, als de wet het vereist of om misbruik te onderzoeken.
Gegevens uit Microsoft 365 en Outlook.com
Een gebruiker kan ook een agenda van Microsoft koppelen (een werk- of schoolaccount van Microsoft 365 of een persoonlijk Outlook.com-account), met de knop Koppel Microsoft 365-agenda. Microsoft vraagt daarbij uitdrukkelijk toestemming voor drie dingen: je profiel lezen, je agenda's lezen en schrijven, en toegang houden zolang de koppeling bestaat. Met die toestemming doet de planner hetzelfde als bij Google, en niets anders:
- Lezen: het e-mailadres van het account, de lijst van agenda's (naam, of je erin mag schrijven en of er een Teams-vergadering in kan) en van afspraken in de gekozen agenda's begin, einde en of de tijd als bezet, voorlopig of afwezig staat. Onderwerp, plaats, de eerste regels van de inhoud en de link naar de afspraak alleen met dezelfde keuze als bij Google ("Toon de titels van mijn afspraken aan het team", standaard aan, altijd uit te zetten), alleen voor je eigen team en nooit voor afspraken die als privé of persoonlijk staan. Deelnemers en de volledige inhoud vraagt de planner niet op. Met een eigen regel op de koppeling leest de planner ook het onderwerp en of jij de afspraak organiseerde of aanvaardde, om die regel toe te passen, alleen in het werkgeheugen en zonder iets te bewaren.
- Schrijven: de afspraken die via de planner geboekt zijn, in de agenda die je kiest, met de klant als genodigde en bij een online gesprek een Teams-link als je account dat toelaat. Andere afspraken raakt de planner niet aan.
Ook deze gegevens worden nooit verkocht, nooit voor advertenties gebruikt en niet aan derden doorgegeven.
Waar de gegevens staan
Alle gegevens staan in een database van Supabase in de regio Parijs (Europese Unie). Agenda-adressen en de tokens van Google en Microsoft zijn versleuteld met een sleutel die alleen de server kan gebruiken. Bevestigingen en herinneringen gaan per mail via Google Workspace van SpaceBitz. De website zelf wordt geleverd door Netlify en bewaart geen persoonsgegevens.
Hoe lang
- Tokens van Google en Microsoft en iCal-adressen: tot je de koppeling verbreekt. Daarna worden ze gewist.
- Boekingen en klantgegevens: zolang de organisatie ze nodig heeft, volgens haar eigen bewaartermijn. Foto's bij een boeking worden na 90 dagen gewist.
- Bezette tijd en, waar dat gedeeld wordt, titels en details uit agenda's (iCal, Google Workspace, Google, Microsoft): niet bewaard; enkel kort in het werkgeheugen van de server (hoogstens vijf minuten).
Ontkoppelen
Je verbreekt de koppeling met Google op twee manieren: in het beheer, in je lade bij Agenda's, met Ontkoppelen (de planner trekt de toegang dan meteen in bij Google en wist het token), of op myaccount.google.com/permissions. Afspraken die al in je agenda staan, blijven daar staan.
Een Microsoft-koppeling verbreek je in het beheer met Ontkoppelen: de planner wist dan het token. Microsoft laat een app die toestemming niet zelf intrekken; dat doe je op myapps.microsoft.com (werk- of schoolaccount) of account.live.com/consent/Manage (persoonlijk account).
Je rechten
Je hebt recht op inzage, verbetering, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Mail daarvoor naar support@spacebitz.com; je krijgt binnen een maand antwoord. Ben je niet tevreden, dan kun je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be).
Contact
SpaceBitz, support@spacebitz.com. Wijzigt deze verklaring wezenlijk, dan melden we dat in het beheer en passen we de datum bovenaan aan.