Politique de confidentialité
Qui est responsable
SpaceBitz est responsable du traitement pour BitzPlanner (le planificateur). Pour toute question sur vos données, ou pour une demande d’accès, de rectification ou d’effacement, écrivez à support@spacebitz.com. Une organisation qui utilise le planificateur pour ses propres clients est elle-même responsable des données de ces clients ; SpaceBitz les traite alors pour son compte.
Quelles données le planificateur traite
- Données de réservation des clients : nom, adresse e-mail, le cas échéant numéro de téléphone, adresse, entreprise et réponses aux questions posées lors de la réservation, le moment choisi et le statut du rendez-vous.
- Comptes des utilisateurs : nom, adresse e-mail et rôle des personnes qui travaillent dans l’espace de gestion, ainsi qu’un journal indiquant qui a modifié quoi.
- Rendez-vous des agendas connectés : par défaut uniquement le début et la fin, pour afficher les créneaux libres. Le titre, le lieu et la description uniquement dans la vue hebdomadaire, pour les membres de l’équipe de votre propre organisation, jamais pour les clients ou les personnes qui réservent : pour un agenda iCal et l’agenda Google Workspace de l’organisation, et pour une connexion Google ou Microsoft uniquement si le propriétaire laisse activée l’option « Afficher les titres de mes rendez-vous à l’équipe ». Un rendez-vous marqué comme privé apparaît toujours uniquement comme occupé ; la seule exception concerne les rendez-vous qu’un système propre à l’organisation place lui-même dans son agenda Workspace et marque comme tels : le planificateur les montre à l’équipe avec leurs détails, même s’ils sont marqués comme privés. Les rendez-vous privés d’autres personnes, jamais. Le planificateur ne conserve ni les titres, ni les descriptions, ni les participants ; il ne lit pas les participants.
- Secrets des connexions : adresses iCal et jetons de Google et de Microsoft, stockés sous forme chiffrée et jamais envoyés au navigateur.
Données de Google Agenda
Un utilisateur peut connecter son agenda Google dans l’espace de gestion, avec le bouton Connecter l’agenda Google. Google demande alors expressément le consentement. Avec ce consentement, le planificateur fait ce qui suit, et rien d’autre :
Ce que le planificateur lit
- L’adresse e-mail du compte Google, pour indiquer quel compte est connecté.
- La liste des agendas (nom et possibilité ou non d’y écrire), afin que vous choisissiez quels agendas comptent comme occupés et dans lequel le planificateur écrit.
- Le début et la fin des rendez-vous dans les agendas choisis (free/busy). Ces horaires servent uniquement à calculer la disponibilité, sont gardés brièvement en mémoire vive et ne sont pas conservés.
- Le titre, le lieu, la description et le lien vers le rendez-vous, uniquement si vous laissez activée, lors de la connexion ou plus tard dans Paramètres, l’option « Afficher les titres de mes rendez-vous à l’équipe (pas aux personnes qui réservent ni aux clients) » (activée par défaut, désactivable à tout moment ; seuls vous ou l’administrateur de votre organisation pouvez la modifier). Seule votre propre équipe voit ces informations, dans la vue hebdomadaire ; les clients, les personnes qui réservent et la page de réservation voient seulement que vous êtes occupé. Un rendez-vous que vous marquez comme privé apparaît toujours uniquement comme occupé. Ces informations sont gardées au maximum cinq minutes en mémoire vive et ne sont pas conservées. Le planificateur ne lit pas les participants.
- Si vous définissez vous-même une règle sur la connexion (quels rendez-vous ne comptent pas comme occupés, par exemple un titre qui commence par les initiales d’un collègue, ou des rendez-vous que vous n’avez pas organisés ou acceptés vous-même), le planificateur lit aussi le titre d’un rendez-vous et si vous l’avez organisé ou accepté, afin d’appliquer cette règle, même si vous ne partagez pas les titres avec votre équipe. Cela se fait uniquement en mémoire vive ; rien n’en est conservé ni montré aux clients ou aux personnes qui réservent.
Ce que le planificateur écrit
- Les rendez-vous réservés via le planificateur, dans l’agenda que vous choisissez : création, mise à jour en cas de report et suppression en cas d’annulation, avec le client comme invité et, si nécessaire, un lien Google Meet. Le planificateur ne touche pas aux autres rendez-vous.
L’utilisation et le transfert par BitzPlanner d’informations provenant des API de Google sont conformes à la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences de Limited Use.
BitzPlanner's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
Les données provenant de Google ne sont jamais vendues, jamais utilisées à des fins publicitaires, ne sont pas transmises à des tiers et ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles. Les collaborateurs de SpaceBitz ne les lisent pas, sauf avec votre consentement exprès dans le cadre de l’assistance, lorsque la loi l’exige ou pour enquêter sur un abus.
Données de Microsoft 365 et Outlook.com
Un utilisateur peut aussi connecter un agenda Microsoft (un compte professionnel ou scolaire Microsoft 365 ou un compte personnel Outlook.com), avec le bouton Connecter l’agenda Microsoft 365. Microsoft demande alors expressément le consentement pour trois choses : lire votre profil, lire vos agendas et y écrire, et conserver l’accès tant que la connexion existe. Avec ce consentement, le planificateur fait la même chose qu’avec Google, et rien d’autre :
- Lecture : l’adresse e-mail du compte, la liste des agendas (nom, possibilité d’y écrire et possibilité d’y tenir une réunion Teams) et, pour les rendez-vous dans les agendas choisis, le début, la fin et si le temps est indiqué comme occupé, provisoire ou absent. L’objet, le lieu, les premières lignes du contenu et le lien vers le rendez-vous uniquement avec la même option que pour Google (« Afficher les titres de mes rendez-vous à l’équipe », activée par défaut, désactivable à tout moment), uniquement pour votre propre équipe et jamais pour des rendez-vous marqués comme privés ou personnels. Le planificateur ne demande ni les participants ni le contenu complet. Avec une règle propre sur la connexion, le planificateur lit aussi l’objet et si vous avez organisé ou accepté le rendez-vous, afin d’appliquer cette règle, uniquement en mémoire vive et sans rien conserver.
- Écriture : les rendez-vous réservés via le planificateur, dans l’agenda que vous choisissez, avec le client comme invité et, pour un entretien en ligne, un lien Teams si votre compte le permet. Le planificateur ne touche pas aux autres rendez-vous.
Ces données non plus ne sont jamais vendues, jamais utilisées à des fins publicitaires et ne sont pas transmises à des tiers.
Où se trouvent les données
Toutes les données se trouvent dans une base de données Supabase dans la région de Paris (Union européenne). Les adresses d’agenda et les jetons de Google et de Microsoft sont chiffrés avec une clé que seul le serveur peut utiliser. Les confirmations et les rappels sont envoyés par e-mail via Google Workspace de SpaceBitz. Le site web lui-même est fourni par Netlify et ne conserve aucune donnée personnelle.
Combien de temps
- Jetons de Google et de Microsoft et adresses iCal : jusqu’à ce que vous supprimiez la connexion. Ils sont ensuite effacés.
- Réservations et données des clients : aussi longtemps que l’organisation en a besoin, selon sa propre durée de conservation. Les photos jointes à une réservation sont effacées après 90 jours.
- Temps occupé et, lorsqu’ils sont partagés, titres et détails des agendas (iCal, Google Workspace, Google, Microsoft) : non conservés ; uniquement brièvement dans la mémoire vive du serveur (cinq minutes au maximum).
Déconnecter
Vous supprimez la connexion avec Google de deux manières : dans l’espace de gestion, dans votre volet sous Agendas, avec Déconnecter (le planificateur retire alors immédiatement l’accès auprès de Google et efface le jeton), ou sur myaccount.google.com/permissions. Les rendez-vous qui figurent déjà dans votre agenda y restent.
Vous supprimez une connexion Microsoft dans l’espace de gestion avec Déconnecter : le planificateur efface alors le jeton. Microsoft ne permet pas à une application de retirer elle-même ce consentement ; vous le faites sur myapps.microsoft.com (compte professionnel ou scolaire) ou account.live.com/consent/Manage (compte personnel).
Vos droits
Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, de portabilité et d’opposition. Pour les exercer, écrivez à support@spacebitz.com ; vous recevrez une réponse dans un délai d’un mois. Si vous n’êtes pas satisfait, vous pouvez introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données (gegevensbeschermingsautoriteit.be).
Contact
SpaceBitz, support@spacebitz.com. Si cette politique change de manière substantielle, nous le signalerons dans l’espace de gestion et adapterons la date en haut de la page.