Datenschutzerklärung
Wer verantwortlich ist
SpaceBitz ist Verantwortlicher für BitzPlanner (den Planer). Bei Fragen zu Ihren Daten sowie für Auskunft, Berichtigung oder Löschung schreiben Sie an support@spacebitz.com. Eine Organisation, die den Planer für ihre eigenen Kunden nutzt, ist für die Daten dieser Kunden selbst verantwortlich; SpaceBitz verarbeitet sie dann in ihrem Auftrag.
Welche Daten der Planer verarbeitet
- Buchungsdaten von Kunden: Name, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Telefonnummer, Adresse, Unternehmen und die Antworten auf die Fragen bei der Buchung, der gewählte Zeitpunkt und der Status des Termins.
- Konten von Nutzern: Name, E-Mail-Adresse und Rolle der Personen, die im Verwaltungsbereich arbeiten, sowie ein Protokoll darüber, wer was geändert hat.
- Termine aus verbundenen Kalendern: standardmäßig nur Beginn und Ende, um freie Zeiten anzuzeigen. Titel, Ort und Beschreibung nur in der Wochenansicht für die Teammitglieder Ihrer eigenen Organisation, nie für Kunden oder Buchende: bei einem iCal-Kalender und dem Google-Workspace-Kalender der Organisation sowie bei einer Google- oder Microsoft-Verbindung nur, wenn der Inhaber die Option „Titel meiner Termine dem Team zeigen“ eingeschaltet lässt. Ein als privat markierter Termin wird immer nur als belegt angezeigt; die einzige Ausnahme sind Termine, die ein eigenes System der Organisation selbst in ihren Workspace-Kalender einträgt und als solche kennzeichnet: Diese zeigt der Planer dem Team mit Details an, auch wenn sie als privat markiert sind. Als privat markierte Termine anderer Personen nie. Titel, Beschreibungen und Teilnehmer speichert der Planer nicht; Teilnehmer liest er nicht.
- Geheime Zugangsdaten von Verbindungen: iCal-Adressen und Tokens von Google und Microsoft, verschlüsselt gespeichert und nie an den Browser gesendet.
Daten aus Google Kalender
Ein Nutzer kann seinen Google Kalender im Verwaltungsbereich über die Schaltfläche „Google Kalender verbinden“ verbinden. Google bittet dabei ausdrücklich um Einwilligung. Mit dieser Einwilligung tut der Planer Folgendes und nichts anderes:
Was der Planer liest
- Die E-Mail-Adresse des Google-Kontos, um anzuzeigen, welches Konto verbunden ist.
- Die Liste der Kalender (Name und ob Sie darin schreiben dürfen), damit Sie wählen, welche Kalender als belegt zählen und in welchen der Planer schreibt.
- Beginn und Ende von Terminen in den gewählten Kalendern (free/busy). Diese Zeiten werden nur zur Berechnung der Verfügbarkeit verwendet, kurz im Arbeitsspeicher gehalten und nicht gespeichert.
- Titel, Ort, Beschreibung und der Link zum Termin, nur wenn Sie beim Verbinden oder später in den Einstellungen die Option „Titel meiner Termine dem Team zeigen (nicht Buchenden oder Kunden)“ eingeschaltet lassen (standardmäßig eingeschaltet, jederzeit abschaltbar; nur Sie oder der Administrator Ihrer Organisation können sie ändern). Diese Daten sieht nur Ihr eigenes Team in der Wochenansicht; Kunden, Buchende und die Buchungsseite sehen nur, dass Sie belegt sind. Ein Termin, den Sie als privat markieren, wird immer nur als belegt angezeigt. Diese Daten werden höchstens fünf Minuten im Arbeitsspeicher gehalten und nicht gespeichert. Teilnehmer liest der Planer nicht.
- Legen Sie selbst eine Regel für die Verbindung fest (welche Termine nicht als belegt zählen, zum Beispiel ein Titel, der mit den Initialen eines Kollegen beginnt, oder Termine, die Sie nicht selbst organisiert oder angenommen haben), dann liest der Planer auch den Titel eines Termins und ob Sie ihn organisiert oder angenommen haben, um diese Regel anzuwenden, auch wenn Sie die Titel nicht mit Ihrem Team teilen. Das geschieht nur im Arbeitsspeicher; nichts davon wird gespeichert oder Kunden oder Buchenden angezeigt.
Was der Planer schreibt
- Die über den Planer gebuchten Termine in dem Kalender, den Sie wählen: anlegen, beim Verschieben aktualisieren und beim Stornieren löschen, mit dem Kunden als eingeladener Person und bei Bedarf einem Google-Meet-Link. Andere Termine rührt der Planer nicht an.
Die Nutzung und Übertragung von Informationen aus Google-APIs durch BitzPlanner entspricht der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Limited-Use-Anforderungen.
BitzPlanner's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
Daten aus Google werden nie verkauft, nie für Werbung verwendet, nicht an Dritte weitergegeben und nicht zum Trainieren von Modellen verwendet. Mitarbeitende von SpaceBitz lesen sie nicht, außer mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung für den Support, wenn das Gesetz es verlangt oder um Missbrauch zu untersuchen.
Daten aus Microsoft 365 und Outlook.com
Ein Nutzer kann auch einen Kalender von Microsoft verbinden (ein Geschäfts- oder Schulkonto von Microsoft 365 oder ein persönliches Outlook.com-Konto), über die Schaltfläche „Microsoft 365-Kalender verbinden“. Microsoft bittet dabei ausdrücklich um Einwilligung für drei Dinge: Ihr Profil lesen, Ihre Kalender lesen und schreiben sowie den Zugriff behalten, solange die Verbindung besteht. Mit dieser Einwilligung tut der Planer dasselbe wie bei Google und nichts anderes:
- Lesen: die E-Mail-Adresse des Kontos, die Liste der Kalender (Name, ob Sie darin schreiben dürfen und ob darin eine Teams-Besprechung möglich ist) und von Terminen in den gewählten Kalendern Beginn, Ende und ob die Zeit als belegt, mit Vorbehalt oder abwesend angezeigt wird. Betreff, Ort, die ersten Zeilen des Inhalts und der Link zum Termin nur mit derselben Option wie bei Google („Titel meiner Termine dem Team zeigen“, standardmäßig eingeschaltet, jederzeit abschaltbar), nur für Ihr eigenes Team und nie für Termine, die als privat oder persönlich markiert sind. Teilnehmer und den vollständigen Inhalt fragt der Planer nicht ab. Mit einer eigenen Regel für die Verbindung liest der Planer auch den Betreff und ob Sie den Termin organisiert oder angenommen haben, um diese Regel anzuwenden, nur im Arbeitsspeicher und ohne etwas zu speichern.
- Schreiben: die über den Planer gebuchten Termine in dem Kalender, den Sie wählen, mit dem Kunden als eingeladener Person und bei einem Online-Gespräch einem Teams-Link, wenn Ihr Konto das zulässt. Andere Termine rührt der Planer nicht an.
Auch diese Daten werden nie verkauft, nie für Werbung verwendet und nicht an Dritte weitergegeben.
Wo die Daten gespeichert sind
Alle Daten befinden sich in einer Datenbank von Supabase in der Region Paris (Europäische Union). Kalenderadressen und die Tokens von Google und Microsoft sind mit einem Schlüssel verschlüsselt, den nur der Server verwenden kann. Bestätigungen und Erinnerungen werden per E-Mail über Google Workspace von SpaceBitz versendet. Die Website selbst wird von Netlify ausgeliefert und speichert keine personenbezogenen Daten.
Wie lange
- Tokens von Google und Microsoft und iCal-Adressen: bis Sie die Verbindung trennen. Danach werden sie gelöscht.
- Buchungen und Kundendaten: solange die Organisation sie benötigt, gemäß ihrer eigenen Aufbewahrungsfrist. Fotos zu einer Buchung werden nach 90 Tagen gelöscht.
- Belegte Zeiten und, sofern sie geteilt werden, Titel und Details aus Kalendern (iCal, Google Workspace, Google, Microsoft): nicht gespeichert; nur kurz im Arbeitsspeicher des Servers (höchstens fünf Minuten).
Verbindung trennen
Sie trennen die Verbindung zu Google auf zwei Arten: im Verwaltungsbereich, in Ihrem Seitenbereich unter Kalender, mit „Trennen“ (der Planer widerruft den Zugriff dann sofort bei Google und löscht das Token), oder auf myaccount.google.com/permissions. Termine, die bereits in Ihrem Kalender stehen, bleiben dort.
Eine Microsoft-Verbindung trennen Sie im Verwaltungsbereich mit „Trennen“: Der Planer löscht dann das Token. Microsoft lässt eine App diese Einwilligung nicht selbst widerrufen; das tun Sie auf myapps.microsoft.com (Geschäfts- oder Schulkonto) oder account.live.com/consent/Manage (persönliches Konto).
Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Schreiben Sie dazu an support@spacebitz.com; Sie erhalten innerhalb eines Monats eine Antwort. Sind Sie nicht zufrieden, können Sie Beschwerde bei der Datenschutzbehörde einlegen (gegevensbeschermingsautoriteit.be).
Kontakt
SpaceBitz, support@spacebitz.com. Ändert sich diese Erklärung wesentlich, teilen wir das im Verwaltungsbereich mit und passen das Datum oben an.